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¿Cómo evitar los cuellos de botella?

Cuando una parte de un proceso tiene una capacidad menor que el resto, limita la capacidad de todo el proceso. Se condiciona el resto de las actividades y se mantiene ociosas a las mismas.

Al dolor de cuello se lo suele denominar tortícolis y -cuando nos afecta- nos obliga a tenerlo torcido, con la cabeza inmóvil.  Claro está, este dolor condiciona todo el resto de los movimientos del cuerpo.  A las empresas también les puede suceder algo parecido.

Pensemos por ejemplo en un proceso (muy simplificado) en el cual hay tres etapas o tareas:

1- La preparación de la masa (a razón de 1.000 kilos de masa por hora)

2 -La cocción (a razón de 500 kilos por hora)

3 -El envasado (con capacidad para envasar 1.000 kilos por hora).

Sin abundar en complejidades técnicas, y aun cuando las etapas 1 y 3 tengan una capacidad mayor, la capacidad del proceso, visto como un todo, es de 500 kilos por hora.

Esta restricción se conoce como “cuello de botella” y también le causa “dolor” a la empresa. Nos remite a la situación en la cual una actividad o parte de un proceso tiene una capacidad menor que el resto (el eslabón más débil de una cadena), lo cual limita la capacidad de todo el proceso.

El efecto que causan los cuellos de botellas es muy similar al de la tortícolis, puesto que como ha quedado dicho, condiciona todo el resto de las actividades del proceso y puede obligar a mantener inmovilizadas –ociosas- a las mismas.  Porque queda claro que si se tomase la decisión de explotar al máximo la capacidad de la primera etapa, para evitar tiempos ociosos, y se elaborasen 1.000 kilos por hora, se comenzarían a acumular grandes cantidades de masa crudas, esperando poder ser cocidas. Y esta acumulación de stock en proceso nos expone a una serie de problemas colaterales (tales como inmovilización de fondos, riesgos de deterioro, saturación de los espacios físicos disponibles, etc.).

Los cuellos de botella no son patrimonio exclusivo de las empresas de manufactura.  Al contrario, las empresas de servicios suelen ser particularmente sensibles a sufrirlos, sólo que en lugar de acumular “stock físico de producto”, se acumulan colas de personas, tiempos de espera, altos niveles de estrés, desorden en papeles y archivos, etc. Todas estas son señales que nos pueden estar indicando la presencia de cuellos de botella.

Basta pensar, por ejemplo, cuando vamos a un banco y el proceso de atención primaria es más rápido que el de atención en cajas. ¿Cuál es la consecuencia de este desbalance de capacidades?  Por supuesto, largos minutos de espera en las filas, quejas, malhumor, fastidio, mala imagen y servicio ineficiente.

¿Y cuál podría ser el fármaco o el tratamiento kinesiológico que nos ayude a aliviar esta tortícolis organizacional?

Uno de los mejores y más completos enfoques al respecto ha sido dado por Eli Goldratt cuando planteó su famosa “TOC” (Teoría de las Restricciones, por sus siglas en inglés).  En resumidas cuentas, la teoría postula que para reforzar la capacidad de un proceso todos los esfuerzos deben enfocarse a trabajar sobre la etapa más débil, es decir la que cuenta con menor capacidad. Cualquier otro esfuerzo o medida que sea aplicada sobre un componente que no sea la restricción del proceso, no tendrá impacto en la capacidad productiva del mismo, por lo que nos sugiere no invertir tiempos ni esfuerzos allí, hasta tanto no se haya elevado la capacidad de la etapa con restricciones.

Desde ya, las posibles medidas a implementar sobre el cuello de botella pueden ser muy variadas, dependiendo del tipo de proceso que se trate, pero en general las mismas pueden estar relacionadas con:

  • Identificar y remover desperdicios en su ejecución (es decir, tareas que consuman recursos y no agreguen valor).
  • Mover trabajadores desde otros procesos que no son restricción.
  • Tratar de quitar trabajo del cuello de botella y asignarlo a otro recurso.
  • Minimizar a cero los errores durante esta etapa (porque cada error en el cuello de botella impactará de lleno sobre la capacidad del proceso).
  • Invertir en maquinarias o recursos adicionales para el cuello de botella.
  • Tercerizar parte del trabajo que debe ser hecho en dicha etapa.
  • Evitar, a toda costa, que esta etapa o recurso tenga tiempos ociosos.
  • Intentar automatizar todo (o parte) del proceso que constituye el cuello de botella.

 Por supuesto, con estas medidas quizás no vamos a lograr que un Fitito corra al ritmo de un F-1, pero tal vez podemos conseguir procesos mejor balanceados y con una mejor capacidad global, que minimicen los molestos y perjudiciales dolores producidos por la tortícolis.

Por Christian Longarini
Profesor de Operaciones - MATERIABIZ Escuela de Negocios 
www.materiabiz.com